株式会社RECEPTIONIST（本社：東京都目黒区、代表：橋本真里子 以下、当社）が提供する会議室予約システム「予約ルームズ」は、スマートキャンプ株式会社（以下「スマートキャンプ」）が今最も評価されているSaaS（※1）を表彰する「BOXIL SaaS AWARD 2024」においてBOXIL SaaSセクション会議室予約システム部門で1位に選出されました。また、同日に発表された「BOXIL SaaS AWARD Spring 2024」でも同部門にて「Good Service」ほか「お役立ち度No.1」「カスタマイズ性No.1」「機能満足度No.1」「使いやすさNo.1」「サービスの安定性No.1」の5つのNo.1に併せて選出されたことをお知らせします。

また、「予約ルームズ」は既存のサイネージモードを強化し、新たに「フロアマップ機能」をリリースしました。本機能により、会議室の利用効率をさらに改善することが可能になりました。



・機能リリースの背景　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

2020年にリリースされた会議室予約システム「予約ルームズ」は、会議室・集中ブース・WEB会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するクラウドシステムです。

予約状況だけでなく実際の入退室を把握することで会議室の利用状況を可視化し、「予約されているけど使われていない会議室＝カラ予約」を自動キャンセルする、などの会議室を有効活用するための機能を提供しています。
さらにクラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携することで、次にその会議室を利用する来客の到着を知らせることができ、気まずくなりがちな退室の催促をシステムに担わせることで時間通りに会議を終了させるなど、効率的なスペース管理を可能にする機能が評価され、リリース以降多くの企業に導入されてきました。

コロナ禍により働き方が大きく変化し、WEB会議が主流となりました。2023年以降のオフィス回帰以降も、WEB会議の利用は変わらず多くを占めています。

この状況によって、会議室の利用が以前よりも増加し、
急な打ち合わせの際に空いている会議室があるのかわからない、自分が予約したはずの会議室がどこか忘れてしまった、会議が早く終わった後の空き時間を有効活用できないなどの運用課題が顕在化しました。

これらの課題に対処するため、弊社は会議室の利用状況を簡単に把握し、効率的な利用を支援するフロアマップ機能をサイネージモードの新たな機能としてリリースしました。これにより、利用可能な会議室を可視化し、予約状況も一覧化することで、適切な会議室をすぐに利用できるようになります。

　
・サイネージモード「フロアマップ機能」について　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

今回新たにリリースされた サイネージモード「フロアマップ機能」は、各企業ごとの会議スペースの配置図をもとに、予約者・利用状況を色別で可視化できる機能です。

・予約状況が一目で分かり、急な会議にも対応しやすくなる
・誰が・いつ・どこの会議室を使用しているかが分かる

ことによって、社員同士で相談し会議室の使用を調整する、会議室リソースを有効に活用することが可能になります。

これにより、社員の会議室調整ストレスを軽減し、業務効率を向上させることを期待しています。