脱炭素DXをはじめ、DX現場支援の認知向上にPRONEのPRMメディアリストを積極活用
記者と良好な関係を構築しメディア向け勉強会参加人数が1年で2倍に

～PRONEで広報業務効率化、様々なライフステージの社員がすぐに活躍できる広報チームに～

「DX現場支援」の認知向上をはじめとし、事業に貢献できる広報施策をチーム全員でチャレンジ

広報・ブランディング室 室長 近藤菜保子さま、竹原直子さま、鈴木萌果さま、岡田明子さま

メンバーズは「DX現場支援で顧客と共に社会変革をリードする」を掲げ、デジタル人材の伴走によるDX現場支援事業を展開しています。
もともと、企業のWeb制作・運用やSNSの運用支援に強みを持っていましたが、企業におけるDX推進の重要性の高まりを受け、今後も顧客に支持され成長するために、2024年5月に中期事業戦略を発表し大きくポジショニングチェンジを図っています。

現広報体制は、2023年4月に発足しました。
経営基盤の強化と大規模な組織変更を行ったタイミングで、広報体制も大幅に刷新されました。これまで全社広報業務はバックオフィス部門にて他業務との兼務で担当していましたが、専任組織となり事業側の部門に移管されました。

当社はこれまで、働き方改革推進や女性活躍などの話題では、プレスリリースを公開したり、メディアによく取り上げられたりしていたのですが、事業面での情報発信や記事掲載は少なかったため、体制刷新にあたり、会社全体を盛り上げ、事業に貢献できる広報活動をしようという方針に転換しました。
この方針のもと、広報施策の検討や、メディアリレーション、広報業務の整備などにチーム一丸となってチャレンジしていくことになりました

積極的な情報発信やメディア向け勉強会の開催など、メディアリレーション強化策を実施

当社では事業を通した社会課題解決を目指しており、重点的に取り組む社会課題として掲げているのが気候変動問題です。取引先企業とともに気候変動問題をビジネスで解決することを目指し支援領域の一つとして「脱炭素DX」を位置づけており、2023年4月には専門組織を立ち上げています。

昨年（2023年）度の前半は、組織の立ち上げに伴い、広報体制の整備や仕組みづくり、メディアリレーションの準備を進めていました。その中で、8月に新サービス「脱炭素DXソリューション」を提供することとなり、発表を兼ねたメディア向け勉強会を開催し、新規の記者の方にもご参加いただき、3本の記事化につながりました。
後半に入ってからは、脱炭素DXの他にも、顧客との共同リリース・共同勉強会の開催や、生成AIなどの社会性を絡めた発信を強化しました。これにより、生成AI支援サービスの提供開始や地域脱炭素DXセンターの開設などが、メディアに取り上げられました。メディアリレーションの強化については、働き方などを中心とした自社メディアリストから興味を持ってくれそうな記者を地道に一人ずつ掘り起こすとともに、関連記事から記者を探し、アプローチする新規開拓も積極的に行いました。
また自社サイトの発信やSNS発信も行い、社内の連携や啓発も同時進行しました。
プレスリリース公開やメディア掲載などのタイミングには、「自社の発信が拡散されることによって、事業に関する問い合わせにつながっていきますよ」と、社内アピールも欠かさないようにしました。これらの積み重ねで、「プレスリリースなんて出して意味があるのか」「取材なんてうちに来るのか」という事業側の雰囲気が、少しずつ変わってきていると感じています。

2回目のメディア向け勉強会は前回から2倍以上の記者が参加

今年度（2024年）に入ってからは、より社会性があり、かつトレンドを掴んだ広報施策に挑戦しています。9月には脱炭素経営に関する、2回目のメディア向け勉強会を開催しました。政府によるGX への取り組みも進む中、国内外の脱炭素トレンドの解説と、当社の脱炭素DX事業の成果を発表する内容です。
この勉強会には昨年8月の勉強会から、1年で倍以上の記者に参加いただける結果となりました。そのうち約５割が勉強会をきっかけに新たにつながった新規の記者たちです。勉強会で理解を深めた記者から複数の個別取材の依頼があり、4件の記事化が予定されています。
地道に積み上げてきたメディアリレーションと、アプローチのための広報業務の運用が整ってきたことが多くの記者の参加につながったと感じています。何より当社の「脱炭素DX」に記者の意識が向いた瞬間を感じて嬉しかったですね。

広報・PRの家庭教師がメディア視点に立ち、施策の改善点を具体的にアドバイス

当社のサービスはDX人材による支援という無形商材である性質上、可視化が難しく説明が必要なため広報活動をする上で悩むことも多いです。そんな時に「シプードの広報・PRの家庭教師」の皆さんからは、打ち出したい情報を記者がどう捉えるか、記者の関心を惹くためにはどんな工夫が必要になるかなど、第三者の視点でアドバイスをもらえるため、本当に頼りにしています。
プレスリリースをどう活用していくかを考える際には、参考になる事例を紹介いただくなど、具体的な施策も提案してもらえます。
メディアリレーションの方法についても、記者の状況を把握した具体的なアドバイスがもらえるので、勉強になることが多いです。ちなみに「メディアリストもくもく作成会」という、記者を探す作業を各社の広報仲間たち皆でもくもくとやってみようという、独自のオンラインイベントも定期的に開催されており、当社もそちらにも参加してメディアリレーションについて随時勉強しています。

PRONEのネタ募集とPRMメディアリストを積極活用、約200名の記者と良好な関係構築

広報担当者にとって、つながりのない記者との関係づくりは大切な業務です。ただ、記者への連絡先情報は収集が困難で、探すのにかなり時間がかかります。この記者の連絡先情報の収集にPRONEのPRMメディアリストにある「記者公開情報」を活用しています。
Googleのニュース検索で良い記事を見つけ、この記事を担当した記者にアプローチしたいとなったら、まず「記者公開情報」で記者の情報を検索します。「記者公開情報」には記者がウェブ上で公開しているSNSアカウントの情報や執筆した記事一覧情報も掲載されているので、アプローチ開始までの時間が短縮されたと感じています。記者公開情報のおかげもあり、PRMメディアリストで管理している自社のメディアリストは現在200名近いですね。

実際、9月に開催した勉強会参加記者の中には元々つながりがあった記者に加え、シプードの運営するPRONE（プロネ）経由で申し込んでくれた記者も多数いました。PRONEではメディアに情報提供するためのネタ募集イベントが週1回行われているのですが、今回のメディア向け勉強会に関する情報をネタ募集イベントにエントリーしたところ、一斉に申し込みが入りました。
※PRONEでは、週1回ネタ募集イベントを実施。イベントにエントリーされた情報はニュースレターにまとめシプードとつながりのある記者約2,000名に送付しています

ちなみに、ネタ募集イベントの募集内容は毎週欠かさず確認しています。ネタ募集があると「何かエントリーできるネタはあるだろうか」とチームで相談し、定期的にエントリーしています。実際にネタ募集のエントリーを通じて、全国放送のニュース番組などからのお問い合わせにつながっています。

連絡先がわかる記者には、PRONEのPRMメディアリストにある「メール配信」機能を活用して定期的に情報提供しています。この機能を活用してメールを配信するとメールの開封率と、1人1人の開封状況をチェックできるので、かなり活用しています。
特に、個別のメール送信でも開封有無がわかるため、どの情報が記者の関心を惹けたのか検証が可能です。またどういうメールタイトルにすると、開封率が高まるのかなども検証しています。配信と検証を継続した結果、メールを一斉配信した場合でも開封率は平均約40％と高く、記者と強いつながりが作れていることを実感しています。
現在、プレスリリース公開数や結果、記事掲載数、このメール開封率などのKPI管理をし、発信内容の良い点・悪い点の都度分析をしています。分析は次のアクションへ反映したり、経営層への広報活動の成果報告に活用していますが、PRONEの機能により、より深い検証が可能になっていると感じています。

PRONEで広報業務効率化、様々なライフステージの社員がすぐに活躍できる広報チームに

PRONEは記者とのつながり作りの部分だけでなく、広報業務の効率化にも活用できると思います。実際、当社の広報業務はPRONEのおかげで効率化しました。

例えば、メディア配信リストをPRONEで管理することでメールの配信ミスの心配はなくなりました。PRONEを使う前は、メーラーを使って一斉配信していましたので、メール配信のたびに2人で送信先アドレスに間違いがないか目視で確認を行っていました。PRONEは一度作成したメール配信リストをずっと保存できますので、送信時のダブルチェックは必要ありません。この安心感はセキュリティを重視し基準が厳しい当社としてはとてもありがたいです。

また、記者とのコンタクト履歴を記録することができるため、産休や育休、広報担当が変わる場合でも、PRONEを通じて後任の広報担当者に記者とのこれまでのやりとりや関係性をそのまま引き継ぐことが可能です。そのため後任の担当者は、着任後すぐに業務を進めることができると思います。実際に育休から復帰した社員も業務の進めやすさを実感していて、PRONEの進化に驚いていました。

さらに、メディアアプローチ周りの広報業務をPRONEで一元管理することで作業スピードが上がり、プレスリリース公開や記者へのメール一斉配信業務という時間のかかる工程がコンパクトになった結果、発信物のクオリティや、記事化をさらに増やすための施策を検討する時間が増え、より質の高い情報発信が可能となりました。

当社は以前より持続的な成長戦略の最重要テーマの一つとして、優秀な人材の確保・育成や健康に働ける職場づくり、ワークライフバランスへの取り組みを推進しています。広報チームは4名全員が女性ということもあり、それぞれのライフステージに合わせて活躍できる組織づくりをしてきました。実際に残業も少なく、時短社員もふくめて皆しっかり活躍しています。

様々なライフステージの社員全てが活躍する組織づくりのベースとなるのは、徹底的に効率化されたオペレーション基盤だと思うのです。人手が必要で時間のかかる業務を、システムを使って効率化する。昨今普及が進んでいる生成AIの活用しかり、システムを活用した徹底的なオペレーション効率化はすべての働く人のウェルビーイングを実現する上で必須の取り組みだと考えています。もちろん女性に限らず、効率的に働いてプライベートを充実させることは仕事にもプラスとなり、成果にもつながります。そして成果が伴えば、目指す方向に自信が持て、さらに走り続け成果を出し続けることができるという好循環が生まれます。

年齢や性別に関わらず能力を最大限発揮してもらいたい。そのためにはPRONEのようなツールを最大限活用し、組織内の業務効率化を推進することが必須だと思います。

「DX現場支援」の認知を広めるべく、事業側との連携をさらに深め、チーム力を向上

中期事業戦略で打ち出した通り、当社はDX現場支援ナンバー1のポジションを目指しています。広報チームは、「DX現場支援」の認知を広めるべく、これまで以上に施策を積み上げていきます。
認知を広める上では事業部門との社内連携がとても重要となります。例えば「DX現場支援」の導入事例は認知を広める上でとても有益な情報となりますが、こういった有益な情報を、「自分たちの取り組みを積極的に広報してほしい」と事業側から密な連携があるような関係性を築きたいと考えています。これを実現すべく、広報活動に対する社内の理解をさらに深める取り組みを実施するなど、様々な方法で社内啓発や環境整備を進め、広報チームのプレゼンスをさらに高めていきたいです。